Как делается опись документов?

Как делается опись документов?Все предприятия, организации, частные и государственные, обязаны вести и сохранять на протяжении определённого периода документацию, касающуюся их деятельности.

Но такие документы нельзя сохранять и отправлять без описи. О том, как делается опись, читайте далее.

Что такое опись и для чего она нужна?

Под описью понимается учётный документ, в котором отражён пронумерованный перечень документов дела с обязательной фиксацией заголовка, индекса и даты создания.

Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.

Как составляется опись в 2020 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.

Организации, выступающие в роли источника комплектования государственного/городского архива, обязаны руководствоваться данными правилами при составлении описи. Для остальных организаций правила Коллегии выступают как справочное пособие.

Виды описи

В зависимости от назначения выделяются:

    Виды описи
  1. Описи дел постоянного хранения.
  2. Описи дел временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
  3. Описи документов, характерных для специфических инстанций (правоохранительных, судебных органов и пр.).
  4. Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация по закону подлежит обязательному учёту, поскольку эти документы направляются в госорганы или архив.

Для некоторых документов нормативные акты предусматривают обязательный срок хранения. Так, например, личные дела сотрудников должны храниться на протяжении 75 лет, фото- и видеоматериалы в течение 5 лет.

Опись дел — это не только важнейший, но в некоторых случаях обязательный элемент делопроизводства.

Трудовая инспекция при проверке вправе потребовать определённые кадровые документы, которые по закону должны храниться у работодателя. Непредоставление этих документов грозит наложением крупного штрафа.

Описывать и сдавать в архив документацию обязаны не только государственные, но и частные предприятия. Для этого нужно подписать договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно облегчить и автоматизировать бухгалтерский учёт с помощью онлайн-сервисов, на которых вся отчётность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется онлайн обратно.

Особенности составления описи документов

Особенности составления описи документовОпись документов дела выполняется на унифицированном бланке, где обязательно указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, определяющая принадлежность документов к какой-либо сфере дел (например, «Опись личных дел сотрудников» и др.).

Одинаковых заголовков не должно быть на описях. Для первого дела нужно написать заголовок полностью, затем повторяющуюся часть заменяют словами «То же». Но каждый новый лист описи начинается с указания полного заголовка.

Опись документов вкладывается внутрь дела ещё до переплёта первым листом. Если же дело уже подшито, то опись можно подклеить на внутренней стороне лицевой обложки дела.

Нумеруется ли опись? Ответ однозначный — обязательно. Для этого используются арабские цифры. Если опись документации составляет более 1 листа, то её нумерация выполняется отдельно от документов, включённых в дело.

Последовательность составления описи дел такова:

    Последовательность составления описи дел
  1. Порядковый номер. Каждый документ нумеруется в соответствии с порядком его расположения в деле.
  2. Индекс документа. Роль индекса выполняет регистрационный номер документа. Если таковой отсутствует, то в описи фиксируется данный документ под знаком «б/н».
  3. Дата документа. Указывается дата регистрации или подписания документа должностным лицом.
  4. Заголовок документа.
  5. Номера листов.
  6. Примечание. Данный раздел предназначен для указания статуса документа (включение в дело или изъятие, замены оригинала на копию и пр.). При этом обязательно требуется проставление ссылки на соответствующий акт.
  7. Итоговая запись. Здесь указывается количество документов (цифрой и прописью), а также число листов внутренней описи.
  8. Подпись заполнившего опись специалиста и дата её составления. Печать предприятия на бланке не требуется.

Кто должен составлять опись?

Ведение личных дел, как правило, входит в компетенцию кадровых сотрудников, поэтому и составление описи также является их обязанностью.

Но в некоторых случаях опись может быть составлена секретарём или руководителем компании. Здесь важно корректно заполнить документ: в упорядоченном виде и по форме.

Как составить опись документов личного дела?

Как составить опись документов личного дела?Сегодня нет единого, унифицированного образца данного документа. Поэтому организации могут воспользоваться одним из двух способов:

  • каждый раз по мере необходимости составлять его в произвольной форме;
  • составить и утвердить в организации шаблон (регистрируется в учётной политике фирмы).

Так или иначе опись документов личного дела должна включать в себя ряд обязательных сведений, таких как:

  • наименование предприятия;
  • ФИО и должность сотрудника, чьи документы описываются;
  • список документов, хранящихся в личном деле.

К описи подлежат:

  • трудовые книжки;
  • копии приказов и распоряжений, касающихся сотрудника;
  • документы об образовании;
  • наградные листы;
  • свидетельства о повышении квалификации;
  • списки научных трудов;
  • данные об учёных степенях и т.д.

Основную информацию рекомендуется вносить в документ в виде таблицы. Новые, поступающие в личное дело бумаги также нужно фиксировать в описи, а также и те, которые из него изымаются или в него возвращаются.

Опись личного дела может быть оформлена от руки или напечатана на компьютере на чистом листе формата А4 или на фирменном бланке предприятия.

Обычно составляется 1 экземпляр описи для каждого дела, но если сотрудник потребует предоставить ему копию, отказать ему работодатель не имеет права.

Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки или просто вложить в неё.

Как составить опись документов личного дела?

Опись документов для передачи другой организации

Многие крупные предприятия и организации при заключении договоров с контрагентами требуют предоставления полного пакета документов вместе с их описью. Данный пакет может быть отправлен почтой, через курьера, поэтому существует вероятность утери каких-либо передаваемых бумаг.

Чтобы избежать недоразумений, при передаче документации другой организации рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного лица.

Опись в данном случае составляется очень просто: указывается наименование организации-отправителя, нумеруются все вложения и фиксируется количество листов. Так можно избежать необоснованных претензий и обвинений в непредоставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Опись документов для передачи другой организации

Опись документов для почты

Для составления описи отправления применяется форма 107. Опись вложений включает характеристики стоимости отправления и выполняется в случаях отправки посылок, ценных писем, бандероли. Отправитель заполняет 2 формы описи вложения.

Опись документов для почты

В каждой форме указывается:

  • ФИО/наименование получателя;
  • стоимость отправления;
  • численность отправленных объектов.

После заполнения формы описи почтовый работник должен поставить на ней календарный штемпель и свою подпись. Один экземпляр бланка вручается отправителю, а другой вкладывается в почтовое отправление.

Опись документов для налоговой

Данная опись составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к указанным в нём документам.

Налоговая служба вправе потребовать у налогоплательщика определённый пакет документов с целью мониторинга начисления им налоговой базы. Обычно требуются документы за какой-либо период времени, о чём обязательно указывается в запросе.

Опись для налоговой составляется на стандартном листе или на фирменном бланке налогоплательщика. В левом углу фиксируется дата составления описи и её регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

В основном тексте следует указать номер и дату запроса, присланного налоговой службой. Напротив каждого перечисляемого документа указывается количество листов и экземпляров, делается отметка о том, оригинал это или копия. Опись подписывается работодателем налогоплательщика.

После передачи документов у сотрудника налоговой службы стоит попросить расписку, подтверждающую получение, заверенную подписью и печатью. За непредоставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф (п.1 ст. 126 НК РФ).

Опись документов для налоговой

Опись документов для ФСС

В Фонд социального страхования опись направляется с целью выплат пособий сотрудникам. При подаче в ФСС документации по назначению сотрудникам пособий и выплат бухгалтер обязан составить и заполнить опись соответствующих бумаг.

Опись для ФСС — это обязательный для оформления регистр, который заполняется строго по форме, утверждённой Приказом ФСС № 578 от 24.11.2017 г.

Реестр состоит из 2 частей: вводной и табличной. В первой части заполняются сведения об учреждении:

  • номер страхователя;
  • код по регистрационному номеру;
  • ИНН и КПП страховой организации;
  • наименование отчитывающегося предприятия (полное и краткое);
  • название и номер органа ФСС.

Табличная часть состоит из 5 колонок, в которые вписывают:

  • порядковую нумерацию;
  • ФИО сотрудников, которым назначается пособие (полностью);
  • виды пособий и выплат;
  • количество страниц;
  • документальные основания для выплат.

В графе «Виды выплат» указывается определённый код, соответствующий назначениям пособий, как то:

  • 1 — по нетрудоспособности (временной);
  • 2 — по беременности и родам;
  • 3 — женщинам, вставшим на учёт в медучреждениях на ранних сроках беременности;
  • 4 — при рождении ребёнка;
  • 5 — по уходу за ребёнком;
  • 6 — по временной нетрудоспособности.

Опись документов для ФСС

Далее в таблице фиксируются все документы, на основании которых назначена социальная помощь, и общее количество страниц по каждому сотруднику.

Регистр подписывается руководителем организации с проставлением даты составления описи и печати учреждения. Обязательно указывается контактный телефон страхователя либо исполнителя.

Опись для передачи в архив

Опись для архива составляется в 2 экземплярах: 1-ый остаётся в организации, а другой направляется в архив. Все тома документов, передаваемые в архив, заносятся в сдаточную опись. В описи указывается номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Данная опись содержит несколько разделов:

  • оглавление;
  • предисловие;
  • основную часть;
  • сокращения.

Опись постоянного хранения составляется в 1-4 экземплярах. Каждый годовой раздел подобной описи подлежит утверждению, процедура которого состоит из следующих этапов:

  1. Опись подписывает сотрудник, отвечающий за архив и сотрудник, заполнивший бланк.
  2. На втором этапе проводится рассмотрение экспертной комиссией.
  3. Далее архивная комиссия анализирует опись.
  4. Документ утверждается руководителем организации.

Опись для передачи в архив

Если опись незавершённая, не нужно её подшивать; следует хранить её в папке с завязками. При завершении описи составляется итоговая запись. Опись считается законченной, если число записей достигло числа 9999.

Обязательным компонентом завершённой описи является титульный лист, где фиксируются следующие данные:

  • наименование архива;
  • название и номер фонда;
  • наименование и номер описи;
  • крайние даты описанных дел.

Завершённая опись переплетается или прошивается.

Опись на уничтожение

В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.

Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.

Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.

После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.

Опись на уничтожение

Опись изъятых документов

Для данной описи применяется форма №ММ-3-06/338, утверждённая правительством 31.03.2007 г. В верхнем углу бланка указывается наименование организации, её ИНН/КПП. Далее идёт список изъятых документов и общее число листов.

Опись подписывается должностным лицом, проводившим изъятие, и другими лицами, присутствовавшими при этой процедуре.

Составляется такая опись в 2 экземплярах: 1-ый получает организация, у которой были изъяты документы, а 2-ой остаётся у сотрудников полиции или налоговой службы, проводивших изъятие. К описи изъятия могут прилагаться фото- или видеоматериалы.

Таким образом, опись является важным документом, который обеспечивает учёт и сохранность информации.


..Следующая страница->